Halo sobat Dapapedia! Kali ini kita akan belajar tentang manajemen proyek. Pernah ga kalian denger orang yang memimpin sebuah project atau program kerja? Sering bertanya-tanya kenapa sih project ini gagal terus, sering dapat masalah. Nah berarti orang itu belum menerapkan manajemen proyek.
Kenalin aku seorang project officer di sebuah event nasional yang akan membagi tips belajar dan pengalaman tentang manajemen proyek. Sebelum masuk ke pembahasan manajemen proyek, aku mau ngajak kalian buat baca dulu tentang PMBOK. Istilah apasih itu? Jadi, PMBOK adalah kepanjangan dari Project Management Body of Knowledge yang menjelaskan tentang seseorang yang memanajemen project nya secara terperinci. Kalian bisa baca bukunya disini. Berdasarkan penjelasan buku PMBOK, manajemen proyek adalah keterampilan, pengetahuan, teknik yang dipakai dalam kegiatan proyek untuk memenuhi kebutuhannya. PMBOK menjelaskan dalam mengelola suatu proyek perlu bagian-bagian (body) yang harus diuraikan secara rinci, mulai tujuan, pembagian tugas, evaluasi, dll.
Seorang manajer proyek bertugas untuk memimpin timnya dalam melaksanakan tanggung jawab yang diberikan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai. Sebagai manajer proyek harus tau kondisi tim tersebut, bagaimana menyusun strategi, bagaimana menggerakkan anggota tim, dan bagaimana berkomunikasi yang baik. Hal tersebut bertujuan untuk menyelaraskan arah kerja sehingga proyek akan berhasil dengan cepat dan tepat. Selain itu manajer proyek memiliki berbagai fungsi manajemen proyek sebagai berikut:
Fungsi Manajemen Proyek
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan langkah paling awal dalam manajemen proyek. Dalam perencanaan ini kita diharuskan untuk membuatkan dasar / konsep proyek yang akan kita kerjakan ke depannya. Perencanaan adalah hal yang wajib untuk kita lakukan agar proyek bisa berhasil ke depannya. Berikut beberapa hal penting dalam tahap perencanaan yang harus kamu lakukan, membuat rencana tahapan kegiatan, membuat target pekerjaan, mengatur budget, membuat jadwal, membagi tugas anggota tim, dan kegiatan mendukung lainnya.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan tahap untuk mengatur dan mengkoordinasikan tugas anggota tim serta menentukan dan menjelaskan arahan kerja ke anggota tim. Pada tahap ini manajer proyek berusaha untuk berkoordinasi dengan semua anggota tim atau stakeholder dengan cara melakukan komunikasi yang baik. Manajer proyek harus membagi tugas dan tanggung jawab bersama anggota tim dengan rata agar tidak ada kekeliruan ke depannya.
3. Pembuatan Rencana Proyek
Dalam tahap ini manajer proyek adalah membuat dan mengatur langkah-langkah proyek agar sesuai pada jalurnya. Maksudnya, rencana proyek harus sesuai dengan tujuan yang telah dibuat sebelumnya. Manajemen proyek berusaha untuk membuat anggota tim tetap konsisten pada pekerjaannya dengan memberikah arahan yang jelas. Manajer proyek membuat rencana proyek dengan matang yang sesuai dengan tujuan dan keahlian anggota timnya.
4. Pengelolaan Proyek
Bagian ini adalah eksekusi dari ketiga tahap sebelumnya. Mengelola proyek merupakan kegiatan eksekusi langsung dari rencana-rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Pada tahap ini manajer proyek mengelola kegiatan bersama anggota tim yang sudah dibagi tugas. Manajer proyek memonitoring setiap pekerjaan yang dilakukan oleh anggota tim untuk mengetahui perkembangan proyek dari awal hingga akhir.
5. Penganggaran dan Pengendalian Biaya
Tahap terakhir dari fungsi manajemen proyek adalah budgeting proyek. Tahap ini manajer proyek mengelola dan mengendalikan anggaran dalam proyek tersebut agar tidak terjadi over budgeting atau minim budgeting. Setiap anggota tim bertanggung jawab bersama manajer proyek dalam mengelola anggaran yang ada. Dengan biaya yang sesuai, proyek akan berjalan pada jalurnya.
Sudah jelaskan tentang 5 fungsi manajemen proyek? Jadi gimana nih udah siap buat jadi seorang manajer proyek yang baik. Eits tapi sebelum itu perjalanan kita masih jauh, itu tadi hanya pengenalan saja. Ayo kita uraikan satu-satu, check this out!
Matrix Eisenhower
Hal paling penting selanjutnya adalah cara mengatur tugas atau proyek agar sesuai dengan prioritas. Untuk menambah nilai dalam tim dan organisasi perlu adanya tugas yang di prioritaskan. Terkadang dalam proyek kita sering menjumpai banyak tugas yang membuat kita bingung. Nah di sini ada cara terbaik untuk menyusun daftar tugas yang sesuai dengan prioritasnya, yaitu menggunakan Matrix Eisenhower. Matrix ini memberikan penjelasan 4 kuadran yang mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan sehingga kamu bisa lebih efektif memprioritaskan pekerjaan. Apa aja empat kuadran tersebut? Berikut penjelasannya:
| Do | Kudran ini berisikan tugas yang sangat penting dan harus dikerjakan sekarang juga |
|---|---|
| Schedule | Kuadran ini berisikan tugas yang tidak terlalu mendesak, tapi tepap harus dikerjakan |
| Delegate | Kuadran ini berisikan tugas yang sangat mendesak, tetapi tidak penting dan bisa di delegasikan / digantikan oleh anggota tim lain |
| Delete | Kuadran ini berisikan tugas yang masih tersisa, artinya tugas tugas yang tidak mendesak dan tidak terlalu penting bisa dihapus |
Setelah mengatur tugas sesuai dengan prioritas menggunakan Matrix Eisenhower. Nah selanjutnya manajer proyek memiliki tanggung jawab yang harus dilakukan bersama timnya. So apa aja? Check this out apa yang harus dilakukan seorang manajer proyek.
Tanggung Jawab Manajer Proyek
1. Mengajar dan membimbing
Yang pertama manajemen proyek bertanggung jawab untuk mengajar dan membimbing timnya ketiga melakukan pekerjaan. Manajer proyek bertindak sebagai pemimpin yang bisa memberikan contoh yang baik kepada anggotanya. Jika ada tim yang tidak paham, manajer proyek harus segera membimbingnya
2. Membangun hubungan
Hubungan yang baik dapat memperlancar pekerjaan. Sebagai seorang manajer proyek bertanggung jawab menciptakan hubungan yang baik antar timnya dan hubungan dengan dirinya. Manajer proyek bisa menerapkan prinsip saling satu rasa di dalam tim. Prinsip tersebut memberikan efek anggota tim akan merasakan satu rasa atau dengan kata lain saling memiliki antar anggota.
3. Mengontrol perubahan
Dalam manajemen proyek, mengontrol perubahan merujuk pada proses mengelola dan memantau perubahan yang mungkin terjadi selama siklus proyek. Perubahan dapat mencakup perubahan dalam lingkup proyek, jadwal, anggaran, atau persyaratan lainnya.
4. Memberdayakan tim kamu
Memberdayakan tim proyek adalah strategi manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan keterlibatan dan keterampilan anggota tim, sehingga mereka dapat berkontribusi secara maksimal terhadap pencapaian tujuan proyek.
5. Mengomunikasikan status dan kekhawatiran
Memberdayakan tim proyek adalah strategi manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan keterlibatan dan keterampilan anggota tim, sehingga mereka dapat berkontribusi secara maksimal terhadap pencapaian tujuan proyek.
Gimana nih sudah paham belum tentang manajemen proyek? Pada dasarnya manajemen proyek adalah kegiatan mengorganisasi, merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya manusia, finansial, teknologi, dan fisik untuk mencapai tujuan tertentu dalam batasan waktu dan anggaran yang ditetapkan. Tujuan utama dari manajemen proyek adalah untuk mencapai hasil proyek yang berhasil dan efisien. Simpel bukan? Tapiiii perjalanan kita masih jauh, yu belajar bareng!